Mail-Knigge und Sicherheit

Die Netiquette, das Styling, lästiger Spam und gefährliche Viren…

Spaming & Massenmails
Bitte verschicken Sie keine unerwünschten Werbe-E-Mails an irgendwelche E-Mail-Adressen, die Ihnen in die Hände fielen. In Österreich ist das explizit verboten.

Netiquette & E-Mails
Auch wenn sich E-Mails schneller als ein Brief schreiben: Form und Rechtschreibregeln gelten auch hier. Schreiben SIE BITTE NICHT DURCHGEHEND IN GROSSBUCHSTABEN… das kann als „Schreien“ empfunden werden.

Virengefahr
Löschen Sie E-Mails samt Anhang (Attachment), wenn Sie deren Absender nicht kennen bzw. wenn Sie nicht sicher sind, ob es sich dabei um einen Virus handelt oder nicht. Wahrscheinlich war es ein Virus, nur sollten Sie das nicht an Ihrem PC ausprobieren. Achten Sie dabei vor allem auf die Dokumentendungen .exe (= Programm), .vbs (‚Visual Basic Script‘ – meist ein Virus). Behandeln Sie außerdem bitte alle Microsoft Office Dokumente besonders vorsichtig.

Wenn Sie selber Dokumente verschicken müssen, dann am besten als pdf-Dokument – hier gibt es keine Virengefahr, das Dokument kann nicht verändert werden und es sieht auf allen Plattformen gleich aus.

Komprimieren Sie Attachments!
Je kleiner ein Attachment, desto schneller kann es sich der Empfänger der Nachricht auch anschauen. Außerdem kann es passieren, dass die Speicher-Größe von Mailaccounts limitiert ist. Ist die Mailbox des Empfängers zu klein bzw. schon voll, wird die Mail zu Ihnen zurückgeschickt. Je kleiner also eine Nachricht, desto besser. Vermeiden Sie außerdem unnötige Attachments – für ein paar Zeilen Text braucht es kein Word-Attachment.

HTML oder Plaintext?
Eine E-Mail ist keine Internet-Seite, die Sie durchs Netz schicken. HTML – spezielle Formatierungen – sehen nicht in allen Mailclients gleich aus und oft wird die Formatierung ganz unterdrückt. Bei Ihnen kann also eine Mail ganz toll aussehen, beim Empfänger aber als Chaos ankommen.

Schriftart
Stellen Sie sich als Standardschrift zum E-Mailen eine Schrift mit fixer Breite ein. Courier ist z.B. so eine Schrift. Dann können Sie auch ASCII-Art und Signatures (Unterschriften) mit ASCII-Art gut lesen.